Verfahrensdokumentation

Für Betriebsprüfungen ab dem Geschäftsjahr 2015 wird in vielen Fällen eine umfassende Verfahrensdokumentation für die Buchführung angefordert, die sämtliche Systeme umfasst, die Einfluss auf steuerrelevante Daten nehmen. Die Finanzverwaltung hat die Bedeutung der Verfahrensdokumentation im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) betont. Dies geschieht vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung, die die Nachvollziehbarkeit elektronisch geführter Bücher und Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen erschwert.

Die GoBD, insbesondere RZ 155, besagen: "Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann." Das bedeutet im Klartext, dass ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt, sobald die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Buchführungsunterlagen, DV-Systeme und Aufzeichnungen beeinträchtigt sind.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, beispielsweise bei elektronischen Dokumenten, angefangen von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis hin zum eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit. Auch Sicherheitsmaßnahmen gegen Verlust und Verfälschung sowie die Reproduktion werden darin erläutert.

Bestandteile der GoBD umfassen unter anderem die Archivierungspflicht von E-Mails. Dabei wird festgelegt, welche E-Mails wie und wo gespeichert werden müssen. Zum Beispiel ist eine E-Mail, die lediglich der Transportfunktion einer Rechnung dient, nicht aufbewahrungspflichtig. Enthält die E-Mail jedoch weitere aufbewahrungspflichtige Informationen, wie Angaben zum Rechnungsaussteller, wird sie ebenfalls aufbewahrungspflichtig.

Das interne Kontrollsystem (IKS) geht über die steuerliche Prüfung der formellen Richtigkeit einer Rechnung hinaus. Die Beschreibung des IKS ist ein wichtiger Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Ein etabliertes IKS kann ein Indiz für das Fehlen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit sein, entbindet jedoch nicht von einer individuellen Prüfung. Das IKS betrifft unter anderem Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrollen, Verarbeitungskontrollen und Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

Im Rahmen der GoBD besteht auch die Möglichkeit der Erprobung alternativer Prüfungsmethoden (Art.97 § 38 EGAO). Wenn die Wirksamkeit eines Steuerkontrollsystems überprüft wurde und kein oder nur ein unbeachtliches steuerliches Risiko festgestellt wird, kann die Finanzbehörde im Benehmen mit dem Bundeszentralamt für Steuern Beschränkungen der Ermittlungen für die nächste Außenprüfung zusagen, sofern sich keine Veränderungen ergeben. Der Steuerpflichtige muss dazu einen Antrag stellen. Der Steuerpflichtige ist in dann verpflichtet, Veränderungen des Kontrollsystems zu dokumentieren und der Finanzbehörde unverzüglich mitzuteilen.

Ein Datenverlust stellt ein erhebliches Problem dar. Daher muss der Steuerpflichtige sein DV-System gegen Verlust und unberechtigte Eingaben und Veränderungen schützen. Wenn Daten nicht ausreichend geschützt werden und nicht mehr vorgelegt werden können, wird die Buchführung formell nicht mehr als ordnungsgemäß betrachtet. Die GoBD legen klar fest, dass ein Datenverlust in der Regel zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen wird. Dies kann problematisch sein, wenn beispielsweise der Vertrag mit einem Cloud-Anbieter gekündigt wird oder dieser in Konkurs geht, da in beiden Fällen der Zugriff auf die Daten nicht mehr möglich ist, obwohl eine Aufbewahrungspflicht von 6 bis 10 Jahren besteht.

Um auf Nummer sicher zu gehen, empfehlen wir Ihnen, uns anzurufen (0201-822896-0), um einen Termin zu vereinbaren Eine weitere Möglichkeit, Sie erstellen Ihre eigene Verfahrensdokumentation. Informationen dazu erhalten Sie wenn Sie den unten stehenden Button nutzen.