Verfahrensdokumentation

Für Betriebsprüfungen ab dem Geschäftsjahr 2015 wird in nahezu allen Fällen eine so genannte umfassende VERFAHRENSDOKUMENTATION für die Buchführung inkl. weiterer elektronischer Vor- und Nebensysteme angefordert (z.B. ERP-Lösungen, E-Mail-Verkehr, Gehaltsbuchhaltungen, Rechnungsschreibungs-, Warenwirtschaftsprogramme, Zeiterfassungssysteme für Arbeitszeiten Mitarbeiter etc. – in Summe sämtliche Systeme, die Einfluss auf steuerrelevante Daten nehmen).

Sie ist Bestandteil der steuerlichen Buchführung, ist Ausfluss der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen (§ 146 Abgabenordnung) und zur Erfüllung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung zu erfüllen.

Von Art und Umfang ist diese Dokumentation vergleichbar einem detaillierten Organisationshandbuches des Unternehmens (erforderlicher Umfang > 20 Seiten). Die im Rahmen einer Betriebsprüfung vorzulegende umfassende VERFAHRENSDOKUMENTATION muss einmalig erstellt und in Folge fortlaufend aktualisiert werden, soweit sich Strukturen innerhalb des Unternehmens ändern. Die Änderungen sind jeweils einzeln ebenfalls zu dokumentieren.

Kann die Verfahrensdokumentation nicht vorgelegt werden, wird die Buchhaltung allein aus diesem Grund - unabhängig von einem ansonsten idealerweise perfekten Zustand in Belegwesen und Verbuchung – als nicht ordnungsgemäß angesehen!

Soweit andere Ordnungsmäßigkeitsfehler hinzutreten, die in der Praxis tatsächlich kaum zu vermeiden sind (fehlender Beleg, Bewirtungsbeleg nicht vollständig bearbeitet etc., was ansonsten aber nicht ins Gewicht fällt), besteht ein hohes Maß an Wahrscheinlichkeit, dass die Buchhaltung von Seiten der Finanzverwaltung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. In Folge dessen werden die Besteuerungsgrundlagen geschätzt, was in der Regel zu erheblichen Steuernachforderungen führt.

Ergänzend ergibt sich bei der Nichtvorlage der Dokumentation die Fragestellung der Festsetzung eines Verzögerungsentgeltes (Bußgeld) in Höhe von mindestens 2.500 EUR.

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